Kanban Board als Organisationsmittel

Nachdem Jay in seiner Done-Liste nach unseren Organisationsmitteln gefragt hat und es mir allgemein immer schwer fällt seinen Aufforderungen zu widerstehen, musste ich hier einfach nachgeben. Organisation ist eine meiner Leidenschaften. Gut…ich bin Hauptberuflich Project Manager, also gehört das irgendwie dazu. Beruflich organisiere ich mich halt über Mails, Checklisten, Project-Management-Tools etc., aber für zu Hause ist das einfach nicht tauglich für mich.

Vor einigen Jahren habe ich mich für Scrum begeistern können. Scrum ist eine agile Projektmethodik, die einfach eine hohe Flexibilität an den Tag legt. Eines der wichtigsten Medien ist das sog. Kanban Board. Darauf gehe ich gleich genauer ein. Die eigentlich Scrum Methodik wende ich mittlerweile nicht mehr an, da ich als einziges Team-Mitglied nur mich selbst organisieren muss und dafür brauche ich nicht diverse Meetings. Meine 9 diversen anderen Ichs in mir bekomme ich gut ohne sowas gemanaged (was für eine Wortvergewaltigung übrigens).

Nun aber zum Board und der eigentlichen Organisation. Auf dem Foto seht ihr tatsächlich mein aktuelles Board mit allen Aufgaben, die aktuell so anstehen.

Die Überschriften sind nun recht simpel gewählt. Je nach Projektmethodik kann man die auch anders nennen.

Jedes der Post-It’s stellt ein Thema oder eine Aufgabe dar. Behandelt der Zettel ein Thema, so sammel ich erstmal klein darauf welche möglichen Aufgaben evtl. anfallen. Habe ich beschlossen, dass ich alle Aufgaben zusammen organisiert habe, dann schreibe ich für jede Aufgabe einen eigenen Zettel, denn es ist nie möglich alle Aufgaben auf einmal zu lösen.

Manchmal packe ich auch 2 Sachen zusammen, da es quasi in einem Rutsch passiert (z.B. sauber machen + Einkauf)

Einige Zettel sind auch komplette Tagesplanungen, aber das ist eigentlich nur die Ausnahme, wenn sich ganz viel schnell hintereinander reiht. In diesem Fall das Wochenende mit meinem Sohn. Das ist also eine Daniel-Speziallösung ;)

Rote Zettel sind bei mir wöchentlich wiederkehrende Aufgaben.

Der eine orangene Zettel ist ist eine Lernaufgabe, die ebenfalls wiederkehrend ist.

Nun…jetzt heißt es sich nicht zu verzetteln. 5€ gingen in die schlechte Wortspiel-Kasse.

Links sammle ich die Aufgaben, die ich zu erledigen habe unter TODO. Je höher eine Aufgabe an dem Brett angebracht ist, desto höher hat sie Priorität. Je weiter unten sie ist, desto länger kann sie warten oder ich bin gar gezwungen zu warten. Mein Kuba-Urlaub ist nämlich abhängig von meinen Sprachkenntnissen und meinem Geld. 

Geht ein Zettel auf die rechte Seite der TODO-Liste, dann ist er bald dran. Ist er dann ganz oben und hat somit eine hohe Priorität….ja dann ist er wohl im nächsten Durchlauf fällig.

Durchlauf? Ja! Jeden Sonntag stelle ich mich hin und gehe jede Aufgabe durch, schaue ob ich was ergänzen oder streichen kann oder ob sich die Priorität geändert hat. Dann entscheide ich was ich in der laufenden Woche erledigen möchte oder muss und verschiebe den Zettel ins DOING.

Das heißt im DOING habe ich immer vor Augen was ich diese Woche zu tun habe. Ich bin also fokussiert. Den Rest der Aufgaben kann ich getrost ignorieren. Neige ich dazu mich ablenken zu lassen, dann gehe ich sogar soweit den Zettel solange mit mir rum zu schleppen oder auf’s Handy zu kleben, bis er erledigt ist. Aber erledigt heißt auch wirklich erledigt – alle Leute informiert, die es interessiert, Folgeaufgaben abgeleitet etc.

Ist die Aufgabe dann erledigt, dann wandert er in die DONE-Spalte. Wozu? Warum nicht gleich wegwerfen? Ha! Am Sonntag, wo ich ja die kommende Woche plane, gehe ich nochmal durch das DONE. Ich nehme jede einzelne Aufgabe ab, gehe im Kopf durch was ich da getan habe und dann beginnt der schöne Moment, wo ich die Aufgaben nehme, zerknülle und wegwerfe. Jetzt fragt ihr euch vielleicht, ob ich bescheuert bin. Nein, aber dieses bewusste Erleben und kurz sich selbst für seinen Erfolg zu feiern ist wichtig. Das Zerknüllen hat einen psychologischen Effekt des „fertig! abgeschlossen!“ – dazu kommt die Haptik. Eine recht große, bekannte Website für den Gebrauchtwagenhandel arbeitet auch mit Scrum. Die treiben das sogar auf die Spitze und stecken die ganzen Aufgaben-Zettel (oder auch User-Stories genannt in Scrum) in einen Briefumschlag und senden sie an ihren größten Mitbewerber. Als ich das gehört habe musste ich über diese Bosheit erstmal herzlich lachen. 

Und so organisiert sich Daniel. Leider kann meine Alexa noch keine Zettel schreiben, sonst hätte ich zumindest eine teilweise Digitalisierung ;) 

Aber ich bin auch neugierig! Gibt es weitere Organisationsformen für euren Alltag?