Tools: Do-Done-Cloud

Vor einiger Zeit habe ich mich von meiner Done-Liste getrennt. Das war eine Tool das ich mir ausgedacht hatte, um mir zu helfen sichtbar zu machen, was mir wichtig ist zu tun und aber auch sichtbar zu machen, dass ich etwas tue. Denn zum einen hatte ich damals manchen wichtigen Sachen keine Zeit gegeben in meiner Woche und zum anderen dachte ich aber auch immer, dass ich richtig faul bin, während mein Umfeld immer dachte, dass ich keine Zeit für sie hätte, weil ich ja immer beschäftigt bin. In dieser Differenz in der Wahrnehmung habe ich den Anlass gesehen ein Tool zu finden, damit ich auch sehen kann, was andere sehen. Oder wenigstens belegbare Fakten habe. Die Done-List hat mich bestimmt Sechs oder Sieben Jahre begleitet, vielleicht sogar mehr, aber dann gab es einen Kipppunkt und sie war nicht mehr so gut für mich.

Ich kann nicht mal genau sagen was es war, aber sie sichtbar - Es war ein Whiteboard in meinem Zimmer - immer vor Augen zu haben hat nichts mehr für mich getan und mein Bild von mir hatte sich auch verändert. Ich hatte nicht mehr Zweifel daran, dass ich fleißig bin. Ich hatte das Gefühl alles was mir wichtig ist gut in der Woche unter zu bekommen, auch ohne diese Liste zu führen. Ein paar Monate ging es ganz gut ohne. Dann habe ich aber den Eindruck bekommen, dass ich meine Missionen aus dem Blick verliere. Und weil ich gerade frisch eine neue Brille bekommen hatte, war wieder klar: Wenn etwas nicht ganz klar zu sehen ist, dann braucht es ein Hilfsmittel. Aber die Done-Liste war vorbei, das hatte ich sicher.

Das Tool das ich aktuell ausprobiere ist ein Experiment. Aber ich mache es seit etwa zwei Monaten und komme ganz gut damit voran. Es vereint -vermutlich- Ideen eines Kanban-Boards, einer To-Do-Liste, einer Done-Liste und irgendwie auch Brainstorming, sicher auch noch andere Tools. Ich denke sogar, dass es eine recht hohe Wahrscheinlichkeit gibt, dass es das Tool schon gibt, erdacht von jemand anderem. Hoffentlich auch mit einem besseren Titel. Denn der Begriff Do-Done-Cloud klingt wie ein Manöver einer Figur aus einem Anime. Aber nicht auf die coole Art.

Ich werde versuchen das Tool der Reihenfolge nach zu erklären und zu bebildern. Solltet ihr etwas nicht verstehen, fragt gerne in den Kommentaren nach oder schreibt mir eine Nachricht auf einem Kanal eurer Wahl. Und erneut: Auch bei mir ist es ein Experiment. Ich habe keinen Anspruch das es perfekt durchdacht ist. Ich sehe auch kein Problem wenn es unperfekt ist. Dann ist da noch Raum für Entwicklungen und zum Spielen. Also:

Ich mache das ganze auf Flipchartpapier, das in meinem Zimmer hängt. Es geht aber sicher auch an anderen Orten und Flächen die für euch gute Möglichkeiten sind. Es geht nicht digital, denke ich. Denn da fehlt ein ganz wichtiges Erlebnis. Das Aufschreiben und später auch Durchstreichen.

Als allererstes nehmt ihr euch auf jeden Fall ein Papier. In unserem Beispiel hier im Blog werde ich nur eine Wolke als Basis nehmen, auf meiner Flipchart habe ich vier Startpunkte erstellt für verschiedene Lebensbereiche. Der Startpunkt ist ein großes Oberthema. Die Entscheidung was es ist, die müsst ihr treffen, die Frage dahinter darf dann aber sein: Ist was ich gerade aufschreiben will Teil einer größeren Sache?

Fürs Beispiel schreiben wir mal als Startpunkt einfach das Wort "Mission". Das war was mir ursprünglich aus dem Blick verloren gegangen ist und das kann aber einfach ersetzt werden. Denn eure Mission kann zum Beispiel euer "Buch" sein, oder die "Austellung" oder vieles mehr.

Jede Mission, jedes Projekt besteht aus mehreren Teilen. Diese können zum Beispiel chronologisch sein, ihr könnt aber auch nach Wichtigkeit gehen. Ist die Mission zum Beispiel etwas aktivistisches, kann einer der Unterpunkte "Veröffentlichtung" sein. Nutzt ihr das Tool als ein Team, können auch Arbeitsbereiche die Unterthemen sein. Die Unterthemen habe ich, in loser Anordnung, mit verschiedenen Farben, rund um die Mission geschrieben. Wir werden den weiteren Platz brauchen, deshalb kann es gut sein die Unterthemen eng an den Startpunkt zu schreiben, aber weit weg voneinander.

In diesem Fall stehen da "Konzeption" in Orange, "Vorbereitung" in Rot, "Durchführung" in Grün, "Nachbereitung" in Cyan. Das sind jetzt Beispiele für eine chronologische Arbeit mit einer Mission sein. Die Unterthemen können wie gesagt auch andere sein. Wichtig ist dabei nur der Gedanke, dass die Unterthemen eben nicht einzelne konkrete Handlungen sind, sondern Bereiche denen wir Handlungen zu ordnen können. Denn in all diesen Bereichen werden unsere "To Dos" - Dinge die wir in Zukunft erledigen und nicht aus dem Blick verlieren wollen - und unsere "Dones" - Sachen die wir schon hinter uns gelassen haben und erfolgreich beendet haben - ergänzt.

Die To-Dos schreibe ich beim Überlegen zu den jeweiligen Bereichen mit einem noch feineren Stift auf. Seit ihr sehr sicher mit eurer Wahl, könnt ihr einen permanenten Stift nehmen, ansonsten geht natürlich auch ein Bleistift, falls ihr euch das Recht vorbehalten wollt, nochmal was an euren To-Dos zu verändern.
Ihr könnt das natürlich eh anpassen wie ihr es braucht und wollt, ich mache nur Vorschläge.

Jetzt sind da ein paar To-Dos aufgetaucht. Manche sind zu klärende Fragen, andere sind konkrete Aufgaben. Manche davon würden sich sogar noch weiter zerkleinern lassen, je nachdem wie ihr es braucht. In meinem Beispiel ergibt sich jetzt schon eine Priorität. Denn ich bin "vor" meinem Projekt und ich sehe, dass Konzeption und Vorbereitung die meisten Aufgaben haben. In diesen Feldern sollte ich also anfangen Sachen zu erledigen.

Manchmal erledige ich aber Sachen, die mir eingefallen sind, bevor sie auf die To-Do-Liste gekommen sind. Die schreibe ich dann auch auf, nachdem ich sie gemacht habe. Quasi als Erfolgssicherung. Für die Übersicht, aber auch um den Fortschritt sichtbar zu machen, streiche ich alle "Dones" in der Farbe des Bereiches durch.

Ja. Sachen die nicht auf der Liste waren schreibe ich auf, um sie dann durchzustreichen. Das fühlt sich kurz wie Zeitverschwendung an, aber es geht bei dem Tool ja auch um Sichtbarkeit von Arbeit. Und daher ist es eben auch wichtig, gemachte Sachen aufzuschreiben und dann Durchzustreichen. Studien sagen übrigens, dass das analoge Aufschreiben und Durchstreichen von Dingen deutlicher unsere Erfolge auch emotional und hormonell ankommen lässt, als das Tippen auf einem Display, wo das sensorische Feedback bei allen Aktivitäten nämlich gleich ist. Das ist das wichtige Erlebnis, das ich vorher meinte. Ohne Durchstreichen von Gemachtem als Erfolgssicherung geht es nicht.

So arbeiten wir uns jetzt weiter durch unser Projekt, haben aber manchmal auch den Vorteil, dass wir die optische Oberfläche nochmal nutzen können. So sind in meiner Cloud zum Beispiel auch schon bei Unterpunkten Listen aufgetaucht die entweder kleine Brainstormings sind oder auch einfach weitere Einteilung von Aufgaben.

Das Projekt geht vorwärts, manchmal bleiben in Bereichen Aufgaben übrig, manche stellen sich als unnötig heraus. Die unnötigen streiche ich in einer anderen Farbe, damit ich auch im Blick habe, was ich nicht selbst gemacht habe. Meistens lasse ich sie aber noch auch ein Weilchen offen stehen, um zu schauen, ob es trotzdem ein sinnvolle Aufgabe und Übung sein kann, auch wenn ich es nicht mehr brauche.

Bei meiner Nachbereitung ist eine Liste aufgetaucht, wie vorher beschrieben, aber ich habe in diesem Format auch schon mit Strichlisten gearbeitet, zum Beispiel wenn es eine sich wiederholende Aufgabe ist. Wenn ich pro Tag seit dem 1.1. ein Gedicht schreiben will, und am 7.1. da erst drei Striche sind, dann weiß ich was ich nachholen muss. Andere Aufgaben die sich wiederholen, schreibe ich auch manchmal nochmal auf. Weil sie keine echte Wiederholung sind. Wenn ich nämlich eine Email geschickt habe und keine Antwort bekommen habe, dann kann ich in ein paar Tagen/Wochen mal nachfragen, wie es aussieht. Sonst können wir ja nicht voran kommen.

Fristen gehen auch gut auf diese Listen, wobei ich mir diese ehrlich gesagt zusätzlich in meinen Kalender eintrage. Für Termine ist das Tool eben nicht gedacht.

Auf meiner Wand, das sind jetzt gerade vier große Themen, sehr unterschiedlicher Natur. Sie wachsen und bekommen Farbe, weil ich Sachen erledige. Weil das Hirn gut darin ist Unterschiede zu erkennen, sehe ich innerhalb einer Woche, was sich an der Wand verändert hat. Welche Wolke wächst. Ich sehe aber auch, wo nicht so viel passiert und kann mich fragen, ob ich da vielleicht mehr Einsatz zeigen sollte oder mal einen fokussierten Arbeitstag für dieses Thema einsetzen sollte.

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Weder bin ich an einem Punkt zu sagen, dass das Tool super gut für alle möglichen Leute ist, für alle möglichen Strukturen, noch weiß ich selbst wie lange es mich begleiten wird. Für den Moment ist es den Versuch wert und es ist ein hilfreicher Prototyp für mich. Wenn ihr damit etwas macht oder entwerft, dann gebt mir gerne bescheid, ich bin gespannt auf Feedback und auch Erlebnisse anderer Leute mit diesem/so einem oder auch anderen Tools.