Ein (guter) Plan

Zuletzt merke ich, dass ich nicht so gut im Planen bin und so einiges bei mir zwar erledigt wird, aber auch irgendwie durcheinander läuft. Und das habe ich zum Anlass genommen darüber nachzudenken, wie für mich eigentlich ein (guter) Plan aussehen kann und was da alles zu beachten ist. Wenn mensch so will, wird das hier mein Plan, wie ich in Zukunft Pläne planen möchte.

Zeitslots:
Wir kennen es von der "heiligen Kunstzeit", hier schon mal erklärt, wir brauchen verbindliche und feste Zeiten in denen wir an unserem Plan arbeiten. Ob dieses Arbeiten dann direkt schon die Aufgabe selbst ist, oder Vorbereitungen oder Recherche oder in den Äther staren und die Energie dafür finden zu tun, was zu tun ist, ist erstmal vollkommen egal. Wir wollen uns angewöhnen uns Zeit zu nehmen. Als feste unabsagbare Verabredung. Und unabsagbar bedeutet, dass wenn mal was dazwischen kommt, wir nur verschieben, aber nie ausfallen lassen.

Vorbereitungen treffen
In meiner Arbeit mit Projekten habe ich vier Phasen identifiziert. Und eine davon wird meiner Meinung nach von vielen Menschen unterschätzt oder übersehen. Die erste Phase ist das Untersuchen. Da geht es darum zu schauen, wo stehe ich, welche Ressourcen habe ich, was ist jetzt schon möglich.
Dann geht es um den Wunsch in der nächsten Phase. Da gehört das Finden von Zielen dazu: Was will ich erreichen? Warum? Was will ich für mich selbst? Was ist vielleicht der Mehrwert für andere? Wie passt was ich vorhabe zu meiner Mission die ich für mich in der Welt sehe? Wie soll nachher das Ergebnis aussehen? Hier passieren Konzepte und Überlegungen, für Pläne in Teams entstehen hier Brainstormings und Stimmungsbilder.
Dann kommt die unterschätzte Phase: Die Vorbereitung. Was kann ich vor der eigentlichen Sache alles machen? Gibt es Unterlagen die ich nochmal lesen könnte oder rauslegen? Gibt es Helfer*innen die ich anfragen könnte? Kann ich meinen Raum so aufräumen, dass mir dann das arbeiten leichter fällt? Kann ich bestimmte Sachen schon jetzt besorgen, damit es nicht stressig wird, wenn ich kurz vorm Abschluss des Plans und der Aufgabe stehe? Phase Vier wäre dann die Durchführung, aber in der Vorbereitung gibt es noch eine andere Sache, die mensch machen kann:

Kleinere Schritte erkennen
Nehmen wir als Beispiel mal, dass ich eine Förderung beantragen und bekommen möchte. Das ist in der Formulierung noch recht abstrakt und wenn ich jetzt damit anfangen wollen würde, wüsste ich nicht wirklich, was ich tun muss. Und dafür ist es wichtig kleine Schritte zu erkennen. Was kann ich alles tun um eine Förderung zu beantragen?
- Recherchieren, welche Förderungen es gibt
- Eine Liste erstellen mit allen Adressen
- Anschreiben rausschicken
- Meine Projektidee als Konzept schreiben
- Anrufe an den Stellen machen
und einiges mehr.
Wichtig dabei ist, dass auch diese Aufgaben sich in kleinere und mehrere Schritte unterteilen lassen. Aber warum ist das wichtig? Weil wir manchmal an den kleinen Details hängen bleiben. Denn uns fallen Dinge unterschiedlich schwer oder haben verschiedene Hindernisse, deshalb kann es gut sein die Schritte noch feiner zu machen, weil dann noch weitere Aufgaben auffallen. Wenn ich nämlich Emails schreiben muss für meinen Plan, aber mein Rechner gerade kaputt ist, dann muss ich das auch lösen.
Wobei die kleinen Schritte aber auch helfen, ist dass die Zeitfenster kleiner werden die Aufgaben brauchen. Wenn ich zum Beispiel für einige der Aufgaben einen aufgeräumten Schreibtisch brauche, habe ich eine Aufgabe die ich auch in Zehn Minuten erledigen kann, wenn ich gerade nichts anderes zu tun habe und komme trotzdem mit dem großen Plan vorwärts. Aufgaben und Herausforderungen sind für uns halt unterschiedlich groß. Da kann es sinnvoll sein sie zu portionieren in Einheiten die wir verarbeiten und unterbringen können.

Prioritäten finden
Laut diversen Quellen die ich zu modernen Arbeiten gefunden habe, gibt es zwei Kernkriterien für Prioritäten:
Dringlichkeit, was muss zeitlich als nächstes passieren?
Wichtigkeit, was muss auf jeden Fall passieren, was aber vielleicht auch nicht?
Wenn wir beide Faktoren zusammen nehmen, dann können wir daraus sogar eine Tabelle machen und uns aufhängen. Unsere Aufgaben können wir dann in verschiedene Felder hängen. So könnten wir zum Beispiel unsere Zeit in "heute", "diese Woche", "diesen Monat" , "dieses Jahr" einteilen, oder was zum Projekt passt. Auf die andere Achse packen wir wie wichtig die Aufgabe ist die wir machen müssten. Dafür kann es verschiedene Marker geben. Denn es gibt Sachen die sind uns emotional und seelisch wichtig, aber es gibt auch Sachen die viel Wichtigkeit haben, weil sie mit besonders vielen anderen Aufgaben verbunden sind. Wenn mein Projekt zum Beispiel bestimmtes Equipment beinhaltet und meines kaputt ist, dann wird das sehr wichtig, weil ich ohne die anderen Aufgaben nicht machen kann. Ob ich aber diversen Menschen eine personalisierte Einladung schicke könnte für den Ausgang des Projektes egal sein, aber mein Wunsch als Person sein.
Wenn ich meine Tabelle erstelle, entsteht dann ein Feld in dem sich hoher zeitlicher Druck und hohe Wichtigkeit treffen. Mein Ziel für mich ist, dieses Feld möglichst immer leer zu haben. Mit Hilfe einer solchen Tabelle kann ich aber in jedem Arbeitsslot den ich habe am Anfang direkt erkennen, was heute vielleicht als erstes zu tun ist.

Zu erst was mensch kontrollieren kann, dann Absprachen
Einige Projekte schließen andere Menschen mit ein. Da müssen dann Termine gefunden werden und Absprachen. Aber wir haben auch unseren Rythmus, unser Leben und Energien die wir in uns berücksichtigen müssen. Wie also uns mit anderen koordinieren und all dem gerecht werden? Profi-Koch und Content-Creator Dan Churchhill empfiehlt immer die eigene Planung zu erst abzuschließen. Er teilt seinem Team erst mit, wie er sich seine Woche vorgestellt hat und dann reagieren sie darauf und sagen wann sie wo welche Zeit von ihm brauchen. So kann er verhindern, sagt er, dass er unglücklich oder aufgebraucht wird, weil er alles vorher für sich schützen kann, was er braucht, um sich mit sich und seiner Zeit wohl zu fühlen. In gewisserweise passt das ja zu unseren "heiligen Zeiten" die wir eben nicht absagen und am liebsten auch nicht verschieben wollen. Ich glaube trotzdem, dass es da einen gewissen Spielraum braucht, denn wenn Dringlichkeit und Wichtigkeit ein Treffen erforderlich machen, dann muss es ein gewisses Spiel geben um Anpassungen vorzunehmen. Aber bei sich anfangen mit den Dingen, die mensch selbst lenken kann, ist eine gute Leitlinie um anfangen zu können.

Mit diesen Markern versuche ich meine Planungen und Pläne gerade besser auf den Weg zu bekommen. Was kennt ihr noch für Tipps und Tricks für gelungene Pläne?